はじめに
オンラインチャットは現代のビジネスコミュニケーションに欠かせないツールとなっています。しかし、対面でのコミュニケーションとは異なる難しさがあり、特に上司と部下の関係では注意が必要です。
この記事では、部下に嫌われる上司のやり取りの具体例と、その改善例、そして好かれる上司になるためのコミュニケーション方法を紹介します。
部下に嫌われる上司のやり取り例と改善例
1. 一方的な指示と締め切りの押し付け
悪い例
田中君、新しいプロジェクトの企画書を作成してください。明日の朝9時までに提出お願いします。
はい、わかりました。ただ、現在別の緊急の仕事があって…
それは後回しにしてください。このプロジェクトが最優先です。
改善例
田中君、新しいプロジェクトの企画書作成をお願いしたいのですが、現在の業務状況はどうですか？
はい、実は現在別の緊急の仕事に取り組んでいます。
なるほど。では、その仕事の期限と、新しいプロジェクトの企画書にどのくらい時間がかかりそうか教えてもらえますか？
現在の仕事は明日の15時までに終わる予定です。新しい企画書は1日あれば作成できると思います。
わかりました。では、現在の仕事を優先して、企画書は明後日の午後までに提出してもらえますか？何か困ったことがあれば、遠慮なく相談してください。
はい、ありがとうございます。了解しました。
2. 細かすぎる指示と不信感の表明
悪い例
佐藤さん、顧客向けのプレゼン資料作成をお願いします。
はい、承知しました。
スライドは20枚以内で。フォントはArial、サイズは24pt以上。色使いは控えめに。
わかりました。任せてください。
途中経過を1時間ごとに報告してください。心配なので。
改善例
佐藤さん、顧客向けのプレゼン資料作成をお願いしたいのですが、お時間ありますか？
はい、大丈夫です。どのようなプレゼン資料でしょうか？
ありがとうございます。新製品のメリットを簡潔に伝える資料です。過去の成功事例を参考にしていただけると良いかもしれません。何か質問や提案はありますか？
わかりました。過去の資料を参考にしつつ、新しいアイデアも盛り込んでみます。完成までの目安として、いつ頃までに仕上げればよいでしょうか？
来週の水曜日までに初稿を見せていただけると助かります。進捗や質問があれば、遠慮なく連絡してくださいね。
了解しました。頑張ります。
3. 時間外の過剰な連絡
悪い例
[深夜23:30] 鈴木君、明日の会議資料のことで気になることがあるんだけど。
はい、何でしょうか。
やっぱり、グラフの色を変更したほうがいいと思う。赤と青を逆にしてみて。
わかりました…今から修正しておきます。
ありがとう。他にも気づいたら連絡するね。
改善例
[翌朝9:00] おはようございます、鈴木君。昨晩遅くに会議資料について思いついたことがあったのですが、今朝お話しできますか？
おはようございます。はい、大丈夫です。どのようなことでしょうか？
ありがとう。グラフの色使いについてなのですが、赤と青を逆にすると見やすくなるかもしれないと思いました。どう思いますか？
なるほど。確かにそうすると強調したいポイントが際立つかもしれません。試してみて、良ければ変更しておきます。
そうですね。判断はお任せします。会議までに間に合わなければ、現状のままで大丈夫ですよ。
わかりました。検討して、最適な形に仕上げます。
4. 公開の場での叱責
悪い例
@channel みなさん、先日の顧客アンケートの結果が散々でした。特に、山田さんの担当エリアの評価が最低です。もっと真剣に仕事に取り組んでください。
申し訳ございません。改善に努めます。
言い訳は結構です。とにかく結果を出してください。
改善例
山田さん、お時間あるでしょうか。先日の顧客アンケートの結果について話し合いたいのですが。
はい、大丈夫です。
ありがとうございます。担当エリアの評価が思わしくなかったようですね。現状をどのように分析していますか？また、改善のアイデアはありますか？
はい、申し訳ありません。実は、最近の人員不足で十分なフォローができていませんでした。改善案としては…（略）
なるほど、状況がよくわかりました。一緒に改善策を考えていきましょう。まずは…（略）
@channel みなさん、先日の顧客アンケート結果を踏まえて、サービス向上のための全体ミーティングを来週火曜日に開催します。各自、改善のアイデアをご準備ください。一緒に良い解決策を見つけていきましょう。
5. 一方的なフィードバック
悪い例
高橋さん、先日の報告書の内容が不十分でした。やり直してください。
はい…どの部分を改善すればよいでしょうか？
全体的にです。あなたならわかるでしょう。期待していますよ。
改善例
高橋さん、先日の報告書について話し合う時間はありますか？
はい、大丈夫です。
ありがとう。報告書を拝見して、もう少し詳細な情報があると良いと感じました。例えば、3ページ目の売上分析では…（具体的な改善点を説明）
なるほど、確かにその部分は不足していましたね。他に気になる点はありますか？
はい、あとは…（さらに具体的なフィードバック）。これらの点を改善できれば、とても良い報告書になると思います。質問はありますか？
わかりました。ご指摘の点を踏まえて修正します。ありがとうございます。
6. 回答の理由を明確にしないやり取り
悪い例
お疲れ様です！先方からの見積もりが30万でしたので、A社への依頼は利益を考えて10でいかがでしょうか？
有難う御座います。15でお願いします。
改善例
お疲れ様です！先方からの見積もりが30万でしたので、A社への依頼は利益を考えて10でいかがでしょうか？
ありがとうございます。しかし、このプロジェクトの重要性と貴方の貢献度を考えると、10では少なすぎるかなと。理由は、以下の通りです
1. このプロジェクトでの貴方の専門知識は非常に重要です。 2.
今後の類似案件のベンチマークとなる可能性があります。 3.
チーム全体の公平性を保つためです。 なので15の配分がいいかと。
いかがでしょう？ もし異論があれば、ぜひ聞かせてください。
好かれる上司になるためのコミュニケーション方法
- 部下の状況を確認し、適切な期限を設定する
- 現在の仕事量や優先順位を考慮し、無理のない締め切りを設定する
- 緊急の場合は理由を説明し、協力を求める
- 信頼して任せる姿勢を示す
- 細かい指示を避け、大まかな方向性を示す
- 部下の能力を信頼していることを伝える
- 勤務時間外の連絡は緊急時のみにする
- 原則として、勤務時間内にコミュニケーションを行う
- 緊急の場合は、その旨を明確に伝え、返信を強要しない
- フィードバックは個別に行う
- 公開チャンネルでの批判は避け、個別のメッセージで建設的なフィードバックを行う
- 良い点も同時に伝え、改善点を具体的に示す
- 双方向のコミュニケーションを心がける
- 部下の意見や提案を積極的に聞く
- 質問や相談しやすい雰囲気を作る
- 決定や要求の理由を明確に説明する
- 判断の背景や理由を具体的に伝える
- 部下の提案を尊重しつつ、異なる決定をする場合はその理由を丁寧に説明する
まとめ
オンラインチャットでのコミュニケーションは、言葉遣いや表現に特に注意が必要です。上司は部下の状況や感情を考慮し、信頼関係を築くことを意識しましょう。適切なコミュニケーションは、チームの生産性と満足度を高め、より良い職場環境の構築につながります。特に、決定や要求の理由を明確に説明することで、部下の理解と協力を得やすくなり、チーム全体の士気向上にもつながります。
